Инд-зад1-(Стат-модель-ССВ)

Индивидуальное задание №1
МЕТОДИКА РАСЧЕТА СОВОКУПНОЙ СТОИМОСТИ ВЛАДЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ НА ОСНОВЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ
Цель: получить картину, отражающую реальные затраты предприятия, связанные с приобретением определенных средств и технологий компьютерных систем, а также определяющую аспекты их последующего использования.
Задачи: Изучить статистическую модель совокупной стоимости владения (ССВ), выполнить расчет и определить прямые и косвенные затраты и выгоды, предприятия, связанные с компонентами компьютерных систем.
Общие сведения
ССВ - это методика расчета, созданная чтобы помочь потребителям и руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем. Цель ее применения - получить итоговую картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.
Например, когда принимается решение о приобретении компьютера и при этом используется анализ совокупной стоимости владения, то высокая цена "HiEnd" компьютера может рассматриваться как аргумент в пользу более дешевого варианта. Но если к стоимости компьютера добавить затраты, которые могут возникнуть в процессе его эксплуатация, то может оказаться, что общая сумма затрат на покупку и эксплуатацию "дешевой" техники оказывается выше. Поэтому для определения реальной ценности приобретения важно знать показатели совокупных выгод владения компонентами компьютерных систем.
Рассмотрим простую методику расчета ССВ. Она представляет собой шаблон подсчета итоговой цифры стоимости владения информационной системой в расчете на одно рабочее место. Упрощенная методика расчета ССВ дает возможность сравнивать затраты на разных временных участках (например, текущий год и прошлый, или текущий квартал и предыдущий), оценивая изменения. Самое главное, что дает эта методика - понимание структуры затрат на ИТ, а следовательно, и возможностей сокращения этих затрат. Основной ее недостаток заключается в том, что по ней невозможно сравнивать различные варианты построения информационной системы.
Составляющие затрат
Прямые затраты можно получить по данным бухгалтерии, определив общие затраты на заработную плату, закупки оборудования и ПО. Также по данным бухгалтерии определяется сумма начисляемой амортизации на основные фонды, относящиеся к КИС.
Непрямые затраты получить всегда сложнее. Фактически невозможно определить, какую часть рабочего времени пользователи тратят на устранение сбоев или проблем на собственных компьютерах или компьютерах коллег. Поэтому для расчета многих статей непрямых затрат используются усредненные показатели по отрасли, которые предоставляют и постоянно обновляют консалтинговые компании.
Статистическая информация
Перед началом сбора детальной информации, существует три параметра, которые необходимо знать.
(1) Количество ПК в организации. Очень важно собрать информацию аккуратно. В учет нужно брать только те компьютеры, которые доступны конечным пользователям, и не включать компьютеры, которые используются в качестве серверов. Указанное количество должно включать и ноутбуки, которые используются пользователями, а также все рабочие компьютеры сотрудников отдела ИТ.
(2) Количество пользователей в организации. Это может быть число, отличное от предыдущего, так как иногда пользователи имеют несколько компьютеров, либо несколькими пользователями используется один.
(3) Средняя зарплата пользователя. Ответ на этот вопрос точно можно получить по данным бухгалтерии. Средняя цифра должна рассчитываться по всему персоналу (производственному и управленческому). Совсем не обязательно иметь точные до копейки цифры, хотя подсчет должен быть максимально аккуратным.
ПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ
Затраты на оборудование и ПО
В стоимость покупки оборудования и программного обеспечения входят все затраты, связанные с закупкой клиентских рабочих мест, серверов, сетевого и периферийного оборудования, а также любого связанного с этим оборудованием программного обеспечения. Затраты на оборудование и ПО не включают затраты на оплату труда обслуживающего персонала.
В оборудование включаются настольные и переносные ПК; серверы; периферийные устройства (принтеры, сканеры и пр.); оперативная память; устройства хранения информации; устройства CDROM; источники бесперебойного питания; карты расширения всех видов; сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.); кабельная система.
В программное обеспечение включаются новое ПО и обновления для всех типов рабочих станций, серверов и телекоммуникационного оборудования; операционные системы; коробочное ПО (текстовые процессоры, электронные таблицы и т. д.). Не включается ПО, разработанное самостоятельно - оно будет учтено далее.
(4) Средние затраты на закупку оборудования в год. Использование статистики за 12 прошедших месяцев дает хороший показатель, однако, следует помнить, что большинство компаний, делающих крупные закупки техники, в основном рассматривают такие закупки как капитальные вложения, а не затраты текущего периода (тогда они учитываются в амортизации, п. 6).
(5) Средние затраты на ПО в год. Использование затрат за последние 12 месяцев дает хороший показатель. По аналогии с оборудованием, капитальные затраты не включаются в эту стоимость, а учитываются в амортизационных отчислениях п. 6.
(6) Ежегодная сумма амортизации капитальных вложений в оборудование и ПО. Сумма амортизации рассчитывается бухгалтерией для основных фондов и нематериальных активов. В основном - по ускоренному методу в расчете за три года. Некоторые виды основных средств амортизируются за более длительные периоды.
(7) Ежегодные затраты на комплектующие. Включают ежегодные затраты на комплектующие и расходные материалы по всей организации (дискеты, CD, ленты, тонер и картриджи).
(8) Годовые затраты на аренду оборудования и ПО. Сюда включаются все затраты на аренду оборудования и программного обеспечения.
Затраты на управление и персонал
Информация о затратах на оплату труда должна быть как можно более точной и включать накладные расходы, премии, налоги и другие платежи. Желательно получать информацию из автоматизированных систем, в которых выполняются соответствующие расчеты.
(9) Годовые затраты на оплату персонала по категориям (включая руководство). Если в организации имеется несколько офисов, все они должны быть учтены. Если в других службах, например отделе закупок, есть сотрудники, которые тратят часть своего времени на работу для службы ИТ, пропорциональная часть из их оплаты должна быть отражена в соответствующей категории этого раздела.
В конкретном случае этот состав может изменяться с учетом специфики предприятия и выбираться из следующего списка: служба технической поддержки; сетевые администраторы; системные администраторы; тренеры/специалисты по обучению; персонал службы закупок; служба поддержки пользователей; управление системами. Для учета непредвиденных расходов предлагается увеличивать затраты на 30%.
(10) Командировочные затраты за год. Обычно сотрудники службы ИТ не работают на одном месте постоянно, а выезжают для выполнения работ в другие подразделения.
(11) Консультационные услуги третьих фирм и другие связанные с этим затраты. В эту категорию попадают затраты, связанные с консалтинговыми услугами, которые используются для решения отдельных задач.
(12) Затраты на задачи, делегированные другим организациям. Часто организация не реализует все задачи самостоятельно, а использует ASP. В Украине это, например, система Лига, сервисы приложений электронной коммерции, такие как 1Е (Банкомсвязь) и eDisty (КвазарМикро).
(13) Затраты на обучение персонала вопросам ИТ в год. Затраты на внутреннее обучение пользователей уже учтены в п. 9 и не включаются в эту категорию. Но если были затраты на обучение сторонними организациям - их нужно включить сюда.
(14) Стоимость обслуживания техники по контрактам в год. Если какие-либо работы по обслуживанию техники поручаются сторонним организациям, эти затраты должны быть учтены в данном разделе. Если контракт на сопровождение был оплачен единожды на несколько лет вперед, то его нужно учитывать в этом разделе по частям, как амортизацию капитальных вложений.
Затраты на развитие
Затраты на развитие будут включать ежегодную оплату труда и расходов на производство и поддержку всех приложений. Существует две большие группы приложений бизнес приложения и инфраструктурные приложения.
Бизнес приложения используются главным образом пользователями, ведущими основной бизнес компании (приложения для бухгалтерского учета, обработки счетов, продаж, заработной платы, складского учета, управления персоналом).
Инфраструктурные приложения не влияют напрямую на бизнес, но используются для поддержания системной инфраструктуры (приложения для управления системами, коммуникационное ПО, СУБД и комплекты программ для офисной деятельности).
В зависимости от организации подразделения разработки часть персонала может относиться к нескольким категориям одновременно, тогда их затраты должны делиться пропорционально времени их работы в качестве каждой категории.
(15) Ежегодные затраты на оплату труда по направлениям разработки. Информация об оплате труда должна быть предельно точной, содержащей полную сумму компенсации, включая премии, налоги и повышение оплаты в течение периода расчета.
Можно выделить четыре основные группы :
проектирование - персонал, вовлеченный в сбор требований пользователей, определения спецификаций, создания архитектуры и прототипов проекта;
разработка - персонал, вовлеченный в создание кода программ;
тестирование - персонал, отвечающий за качество и тестирование;
документация - персонал, вовлеченный в контроль конфигурации и техническое описание приложений.
(16) Ежегодные затраты на заработную плату по сопровождению имеющихся систем. Данная категория идентична категории пункта 15 однако охватывает персонал, вовлеченный в обслуживание существующих приложений.
(17) Ежегодные затраты на оплату услуг консультантов (см. п. 11) или сервисных организаций в части развития. Эта категория должна включать любые оплаты сторонним организациям или частным лицам за проектирование, разработку, тестирование или документирование работы в связи с новыми или существующими проектами.
Затраты на связь
Эта категория охватывает все годовые расходы на голосовые линии связи и линии передачи данных, а также их использование.
(18) Ежегодные затраты на аренду выделенных линий и каналов связи. Сюда входят ежемесячные повторяющиеся затраты на коммутируемые и выделенные каналы (например, модемные 56k, ISDN, T1 и T3 потоки).
(19) Ежегодные затраты на удаленный доступ. Включает затраты на оплату удаленного доступа к локальной сети, затраты на Webхостинг, платежи провайдерам Internet.
(20) Годовая стоимость корпоративных сетей передачи данных. Включает любые затраты, связанные с пользованием сетями передачи данных большой дальности (WAN).
НЕПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ
Сюда относятся такие связанные с ИТ затраты, которые не входят в бюджеты и не измеряются большинством отделов ИТ. Наиболее весомой частью обычно является сопровождение пользователем своего компьютера и ПО, а также помощь коллегам. Это включает самостоятельную отладку систем при возникновении ошибок, резервное копирование и восстановление ценной информации, операции с файлами и каталогами, внеплановое обучение в рабочее время и программирование малых (или больших) приложений.
При попытке снизить прямые затраты многие организации просто урезают ИТ бюджеты, не понимая, что в результате будет наблюдаться рост непрямых затрат - пользователи будут тратить больше времени на поддержку себя, друзей и коллег. Не существует точного способа измерить, сколько времени пользователь потратил на выполнение задач, связанных с ИТ, без детально
·го учета времени или статистически верных наблюдений. Для тех, кто не имеет возможности и ресурсов проводить многочасовые измерения, существуют средние отраслевые показатели по каждой категории.
Затраты пользователя на ИТ
(21) Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя. При ознакомлении нового пользователя с корпоративной компьютерной системой тратится время на его обучение. Аналогично, когда новое приложение вводится в организации, все пользователи нуждаются в тренинге или знакомстве с программой. Эти и другие затраты на обучение включаются в эту категорию. Исследования показывают, что 40 часов в год - достаточно обоснованное значение. Если необходимо, можно использовать другое значение, более близкое к реалиям конкретного предприятия.
(22) Количество часов, затрачиваемых одним пользователем на обслуживание файлов, компьютера и программ, написание скриптов и программ. Это наиболее сложное число для подсчета без детального изучения и наблюдения. Исследования показывают, что 40 часов в год - достаточно точное значение.
Простои
(23) Количество часов простоя в месяц в связи с плановыми/внеплановыми остановками в работе сети/системы. Является измерителем годовых потерь производительности, когда пользователи не могут выполнять свою работу, по причине недоступности их компьютеров или программ. Причин может быть много, например, следующие:
ожидание решения проблемы службой поддержки;
планируемая или внеплановая остановка системы;
недоступность одной или нескольких программ;
проблемы сервера, приводящие к недоступности информации.
Среднее значение в настоящее время определяется как 2 часа в месяц на пользователя (если собственная статистика дает другие цифры - можно использовать их).
После того как на все вопросы дан ответ, расчет показывает усредненную годовую совокупную стоимость владения компьютером.
Пример расчета ССВ
В качестве примера представим итоговую форму отчета "Анализ общей стоимости владения". Для иллюстрации рассмотрим структуру затрат за 2004 г. украинской компании ООО «Спектрум», работающей в сфере информационных технологий и ведущей отдельный бюджет отдела автоматизации и связи, что позволяет рассчитывать и контролировать показатель ССВ.
Анализ общей стоимости владения КИС ООО «СПЕКТРУМ» за 2004 год
1
Количество ПК
150

2
Количество пользователей ПК
170

3
Средняя зарплата пользователя
3600


С учетом накладных расходов (30%) средняя зарплата пользователя в год
4680


Оборудование и ПО- прямые затраты


4
Средние затраты на закупку оборудования в год
31600

5
Средние затраты на программное обеспечение в год
12000

6
Ежегодная сумма амортизации капитальных вложений в оборудование и ПО
30200

7
Ежегодные затраты на комплектующие
24000

8
Годовые затраты на аренду оборудования / программного обеспечения
0


Общая годовая стоимость оборудование и ПО
97800


Управление и персонал - прямые затраты


9
Годовые затраты на персонал по категориям (включая руководящий персонал)



Служба технической поддержки
3000


Системные администраторы
5400


Сетевые администраторы
4200


Тренеры/специалисты по обучению
0


Персонал службы закупок
1440


Служба поддержки пользователей
0


Другой персонал
6000


Общая зарплата на персонал службы ИТ
20040


С учетом накладных расходов(30%) расходы на персонал
26052

10
Командировочные расходы за год
240

11
Консультационные услуги третьих фирм и другие затраты на обслуживание
6000

12
Затраты на делегированные другим организациям задачи (outsourcing)
0

13
Затраты на обучение ИТ-персонала в год
1000

14
Стоимость обслуживания техники по контрактам
600


Всего управленческих затрат а затрат на персонал
33892


Развитие - прямые затраты


15
Ежегодные затраты на заработную плату по направлениям разработки



Проектирование
2000


Разработка
5000


Тестирование
2500


Документирование
500

16
Ежегодные затраты на заработную плату по сопровождению имеющихся систем по направлениям



Проектирование
0


Разработка
0


Тестирование
0


Документирование
0


Общие затраты на разработку
10000


С учетом накладных расходов (30%) общая сумма затрат на оплату разработки
13000

17
Ежегодные затраты на оплату услуг консультантов или сервисных организаций в части развития
0


Ежегодные затраты на развитие
13000


Связь - прямые затраты


18
Ежегодные затраты на аренду выделенных линий и каналов связи
3000

19
Ежегодные затраты на удаленный доступ по коммутируемым линиям и Internet
20300

20
Годовая стоимость корпоративных сетей передачи данных
0


Общие затраты на связь
23300


ОБЩИЕ ПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ
167992


Затраты пользователя на ИТ - непрямые затраты


21
Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя
40

22
Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя
40


Годовая стоимость деятельности пользователя в связи с наличием у него ПК
213


Общая годовая стоимость деятельности пользователей в связи с наличием ПК
36210


Простои - непрямые затраты


23
Количество часов простоя в месяц в связи с плановыми / внеплановыми остановками в работе сети / системы
2


Общее количество потерянных часов в год в результате простоя КИС
4080


Общая годовая себестоимость простоев
10849


ВСЕГО НЕПРЯМЫХ ЗАТРАТ
47059


Общая годовая себестоимость ИТ- инфраструктуры
215051


Общая стоимость владения КИС в расчете на ПК
1 434



Как снизить издержки
(1) Выбирайте приоритеты. Какие составляющие стоимости владения, бюджета ИТ наиболее высоки? Какие из них легче всего поддаются уменьшению? Отнюдь не аппаратура и ПО. Прямые затраты на "железо" и софт не превышают 30% от общей суммы расходов (по данным Interpose). Затраты на персонал и управление компьютерным хозяйством - вот основные категории расходов. Однако прежде чем увольнять половину персонала или уменьшать число компьютеризированных рабочих мест, распродавая по дешевке технику, необходимо оценить, сколько и на что уходит денег.
(2) Разделяйте категории затрат на составляющие. Если анализ показывает, что более трети рабочего времени сертифицированный администратор сети с зарплатой в 1500 гр. тратит на помощь конечному пользователю с окладом в 400, то для снижения затрат имеет смысл сделать следующее. Путем анкетирования нужно выяснить, какой из менее квалифицированных администраторов может выполнять функции справочной службы, и переложить на него поддержку пользователей. Экономьте время высокооплачиваемых сотрудников.
(3) Анкетируйте администраторов и пользователей. К сожалению, для применения этого способа объективной оценки состояния информационного хозяйства нужно прилагать значительные усилия. Но они окупятся, благодаря уменьшению пользовательских проблем. Например, когда в результате анкетирования выясняется, что время отклика на запрос пользователя о помощи превышает 15 мин, а более 30% вызовов связаны с восстановлением случайно стертых файлов. Снизить рас ходы на эту категорию можно дополнительным обучением пользователя, ограничением прав доступа к важным данным и устранением причины медленного отклика на запросы.
(4) Определяйте рисковые категории пользователей. Одна из основных ошибок большинства менеджеров закладывается еще при проектировании информационной системы. Суть ее в ориентации при выборе техники, схем обслуживания и прав доступа на усредненного пользователя, которого в природе не существует. Для снижения затрат необходимо определить базовые категории пользователей и ориентироваться на них. Interpose рекомендует делить пользователей на четыре основные категории:
Работники, которые выполняют уникальные и критические для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня и финансовых служб, сюда входит, например, административный ИТ персонал. Требования к оснащению и сервису максимальные, высока и стоимость простоя.
Мобильные работники, часто находящиеся в поездках. Обычно работают с хрупкой и дорогой техникой. Требования к сервису, поддержке и оборудованию также высоки, стоимость времени простоя максимальна.
Работники, занимающиеся обработкой информации. Наиболее размытая категория. Стоимость времени простоя может сильно варьироваться, хотя в большинстве случаев высока.
Работники, осуществляющие ввод информации в систему посредством форм. Число рабочих функций ограничено одной-двумя. Наименее критическая часть пользователей в смысле времени простоя (доставляющая, однако, максимум проблем обслуживающему персоналу).
Есть рекомендации по процентному соотношению различных категорий пользователей, позволяющие уменьшить риски и избыточные затраты. К сожалению, невозможно привести данные более чем по 300 градациям предприятий (по размеру, профилю деятельности и местоположению), поэтому ограничимся минимально допустимыми для всех нормами: число работников с высокой стоимостью простоя не должно превышать 25 процентов; критически важные данные на локальных носителях (жестких дисках) не должны составлять более 10% общего объема обрабатываемой пользователем информации.
(5) Снижайте время простоя. Снижение простоев даже на 10-20% приводит к существенным экономиям ИТ-бюджета. По оценкам Interpose, в абсолютном исчислении стоимость простоя может достигать 16% от общей стоимости владения (при рекомендованных 4%). Среди основных причин возрастания времени простоя, исключая действия конечного пользователя, выделяются следующие:
программные апгрейды и апдейты - 24,2%;
аппаратные апгрейды - 24,0%;
профилактическое обслуживание - 15,2%;
незапланированные отключения электричества - 13,0%;
переконфигурация сервера - 11,5%;
архивирование и резервное копирование - 11,7%.
Чтобы снизить время простоя, не связанное с действиями конечных пользователей, достаточно принять простые, но действенные меры. Например, для снижения времени простоя, возникающего в результате отключений электроэнергии, достаточно использовать ИБП.
(6) Снижайте стоимость управления. Используя специализированное ПО (Novell ManageWise или Microsoft SMS), можно уменьшить затраты на управление. Экономия в этом случае достигает 28-30%. Другой способ – повышение квалификации персонала.
(7) Минимизируйте расходы на хранение информации. Исследования, проведенные Main Control, показали, что на каждый доллар, вложенный в мегабайт информации, расходуется 3-8 дол. в год на хранение и управление этой информацией. Кроме того, на операции по резервному копированию, архивированию и управлению данными иногда расходуется до 20% рабочего времени ИТ менеджеров. Все эти операции приводят к росту требований об увеличении пропускной способности сети на 30-50% в год. На практике рекомендуются следующие меры по снижению непродуктивных затрат на хранение информации:
использование унифицированных, многоплатформенных решений для резервного копирования, обязательно от одного поставщика;
отсутствие процедур ручного копирования и восстановления - все процедуры должны быть автоматизированы, в противном случае расходы возрастают до 40% и в несколько раз увеличивается риск совершения ошибки;
наличие плана действий в случае сбоя, хакерской атаки, заражения вирусом.
Все эти меры позволят снизить стоимость хранения и управления до 1,5-3 дол. на каждый вложенный в мегабайт доллар.
Порядок выполнения задания
Изучить данные методические указания
Выполнить сбор данных для расчета ССВ по статистической модели на предприятии, где проходила бакалаврская практика студента
При помощи Ms Excel рассчитать ССВ для предприятия базы практики и представить в виде таблицы
Структуру затрат предприятия (в процентном выражении) представить в виде круговой диаграммы.
Выполнить анализ структуры затрат предприятия на компьютерные системы и предложить мероприятия по снижению ССВ.








13PAGE 15


13PAGE 14615




Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 4 Заголовок 5 Заголовок 6 Заголовок 7 Заголовок 815

Приложенные файлы

  • doc 14759555
    Размер файла: 120 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий